Assistant(e) Administratif(ve)

Résumé

CIMA-CMAI (Centre for Independent Media & the Arts/Centre des Médias et Arts Independants) est une entreprise sociale à but non lucratif qui offre des promotions multimédias, une formation civique aux médias, abrite une station FM et un réseau de podcasts !  Nous sommes une organisation bilingue qui privilégie les voix et les communautés sous-représentées.

Nos valeurs fondamentales sont le leadership, l’intégrité, la communauté, la diversité, la culture et l’accès. Dans l’ensemble de notre organisation, nous créons un lieu de travail où la collaboration est essentielle, où les diverses voix sont entendues et où l’inclusion est la clé de notre succès.

Nous recherchons immédiatement un(e) assistant(e) administratif(ve) à temps partiel qui jouera un rôle essentiel dans les fonctions quotidiennes de nos activités principales.  Ce poste est un hybride de travail en personne et à distance.

Responsabilités de l’assistant(e) administratif(ve)

Administratif :

Répondre aux demandes de renseignements externes par téléphone et par courriel, y compris les contacts avec le public, les membres du conseil d’administration et le personnel.
Gérer les rendez-vous, tenir à jour les calendriers et planifier les réunions selon les besoins.
Effectuer des dépôts à la banque, et coordonner les différentes signatures pour les chèques et les contrats.
Utiliser le logiciel de comptabilité SAGE pour enregistrer toutes les entrées de journal.
Distribuer et classer la correspondance.
Délivrer des reçus fiscaux, des lettres de remerciement et d’autres activités de gestion des donateurs/partenaires.
Examiner et mettre à jour les modèles, les listes et divers autres documents, selon les besoins.
Soutenir le processus administratif pour divers programmes et projets.
Coordonner les besoins en matière de photocopie, de numérisation et d’impression.
Coordonner les rapports et les présentations selon les besoins.
Élaborer et maintenir les systèmes de classement du département.
Soutenir les exigences administratives pour les réunions du conseil d’administration et l’AGA, y compris la préparation du dossier du conseil et la rédaction du procès-verbal.

Opérations:

S’assurer que tous les documents administratifs et de RH sont classés de manière appropriée et conservés en toute sécurité, en garantissant la confidentialité en tout temps.
Coordonner le processus d’embarquement des bénévoles et des étudiants.

Conseil d’administration :

Préparer les réunions du conseil d’administration selon un calendrier régulier, notamment en confirmant, en préparant et en distribuant les ordres du jour et en compilant et en distribuant les documents requis ; déterminer le lieu de la réunion ; assurer la logistique des réunions, notamment le remboursement des dépenses des membres, les rafraîchissements et les fournitures ; émettre les avis appropriés ; regrouper les rapports provenant de plusieurs sources du personnel et enregistrer les délibérations de manière appropriée.
S’assurer que les points identifiés au cours des réunions sont suivis et mis en avant, et surveiller les actions de suivi comme indiqué.
Tenir à jour les dossiers et les registres des réunions connexes conformément aux pratiques de gestion des dossiers approuvées et aux politiques et procédures de CIMA-CMAI.
Connaissances/compétences

Connaissances

Connaissance et expérience des procédures et pratiques de bureau et d’administration, avec un haut niveau d’alphabétisation dans Google Workspace, WordPress et le logiciel de comptabilité SAGE.
Solides compétences en communication orale et écrite, avec la capacité d’écrire clairement et de manière créative, et d’organiser le matériel écrit de manière cohérente.
Connaissance des principes et des techniques de gestion des dossiers.

Compétences et aptitudes démontrées

Excellent sens de l’organisation, y compris la capacité de gérer de multiples priorités et de travailler sous pression tout en portant une grande attention aux détails.
Capacité à écrire de façon claire et grammaticale et à organiser des documents écrits de façon cohérente.
Capacité à travailler de manière indépendante.
Excellentes aptitudes interpersonnelles.
Capacité à utiliser efficacement les systèmes informatiques pour le traitement de texte, la gestion des dossiers et d’autres outils de bureau tels que les feuilles de calcul et les bases de données.
Compréhension claire du principe de confidentialité et engagement à le respecter.

Qualifications/expérience

Le candidat devra posséder les qualifications et l’expérience suivantes.

Plus de 2 ans d’expérience connexe avec une expérience en administration financière/budgétaire.
Diplôme postsecondaire ou diplôme d’un établissement reconnu en administration des affaires ou en administration de bureau ou dans un domaine connexe, combiné à une expérience professionnelle.

Exigences linguistiques

La capacité de communiquer couramment oralement et par écrit en anglais et en français est requise.
La capacité à communiquer oralement et par écrit dans d’autres langues sera considérée comme un atout important.

Modalités et conditions

Temps partiel 15 heures/semaine, hybride sur place/à distance
30 $/heure avec un régime d’avantages sociaux complet

 

Pour postuler

Envoyez votre curriculum vitae et votre lettre de présentation par courriel à [email protected] Les entrevues auront lieu au fur et à mesure que les demandes seront soumises, jusqu’à ce que le poste soit comblé.

Veuillez mentionner le titre du poste “Assistant(e) administratif(ve)” dans l’objet de votre candidature.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais seules les personnes sélectionnées pour un entretien seront contactées.

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